Comunicación en el directorio
El uso eficaz de la información que maneja el directorio depende de informes debidamente elaborados, en los cuales se registran hechos, gestiones, evaluaciones, auditorías, es decir, datos duros y blandos que afectan en forma directa la opinión de los stakeholders sobre la organización.
La comunicación escrita es una necesidad, y a la vez, una herramienta vital en las organizaciones, que resulta fundamental para la consecución de propósitos. Cada informe es una oportunidad para lograr objetivos corporativos que no debe ser desaprovechada.
El directorio recibe y emite informes que reflejan el conocimiento, la experiencia y la pericia profesional de quienes lo realizan.
Qué es un informe
Se trata de una declaración que, mediante un registro expositivo y argumentativo, transmite información con el objetivo de facilitar la toma de decisiones. Sus principales características son:
- Es un documento formal.
- Ordena y jerarquiza un conjunto de datos e ideas.
- Rinde cuenta a una autoridad sobre hechos, resultados o datos de la realidad.
Criterios para elaborar adecuadamente un informe
Todo informe debe responder a dos condiciones esenciales:
- Que las personas a quienes va dirigido lo lean porque es suficientemente bueno y consistente.
- Que personas no necesariamente especializadas en la materia puedan comprenderlo sin mayores dificultades.
Para eso debe estar escrito en un lenguaje sencillo, claro, directo, conciso, impersonal y objetivo. La forma recargada y estilizada no asegura que estemos frente a un excelente documento.
«Si lees a los grandes científicos o a los grandes críticos verás que, salvo pocas excepciones, son siempre clarísimos y no se avergüenzan de explicar bien las cosas.» Umberto Ecco
La claridad de un informe está dada por su presentación visual (ordenado y legible), pasando por los elementos estructurales primordiales como la lógica de presentación, la exposición y desarrollo de los conceptos, la calidad de las fuentes mencionadas, la combinación e interpretación de los datos y las conclusiones, que algunas veces van acompañadas por recomendaciones.
Cuando no se tiene un objetivo claro de lo que se desea informar, las ideas fluyen desordenadas, lo que genera un mensaje confuso que distorsiona la comunicación. La lógica de exposición requiere delimitar dónde termina una idea y dónde inicia otra, de tal forma que no se opongan ni parezcan elementos sueltos, sino complementarios.
Mi consejo es: 1 idea = 1 oración / 2 ideas = 2 oraciones
1 tema = 1 párrafo / 2 temas = 2 párrafos
El pensamiento lógico obliga a ordenar las ideas y a comunicar juicios objetivos en lugar de juicios de valor. Significa que un informe se genera a partir de datos verificables y no de generalizaciones u opiniones.
Un buen punto de partida para realizar un informe es generar un esquema que incluya el objetivo general y los objetivos derivados de éste, lo que facilitará la posterior redacción.
«Si se prepara un buen plan general, la organización y redacción de los párrafos será más fácil, porque cada uno de estos tendrá una concreta relación con las frases-guía de dicho plan.» I.F. Azofeifa
La redacción eficaz del informe
La estructura de un informe se organiza en tres partes:
- Introducción
- Desarrollo
- Conclusión
El éxito de un informe depende de cinco factores estratégicos, conocidos como “LAS 5 C»:
- Concisión: enfocar directamente el asunto a tratar. Ser conciso es ser breve, es escribir las palabras necesarias y eliminar las superfluas para expresar lo que se tiene que decir, sin rodeos ni adornos, pero sin llegar al extremo de una comunicación telegráfica.
- Cortesía: la calidez no se opone a la austeridad de toda información objetiva. La expresión cortés, sin melosidad ni adulación, fomenta los vínculos interpersonales y predispone favorablemente a la lectura de un informe.
- Corrección: una redacción limpia, sin errores ni ambigüedades garantiza una mayor eficacia.
- Claridad: un escrito es más claro cuando es comprendido por más cantidad de lectores, y fundamentalmente cuando se entiende exacta y cabalmente lo que se quiere comunicar.
- Coherencia: el enlace y la concatenación lógica de las ideas y las oraciones es la única manera de facilitar el entendimiento y la interpretación de los conceptos. Coherencia significa seguir una secuencia lógica, cronológica y jerárquica.
Cada vez son más las organizaciones que cuentan con su “Código de Buenas Prácticas”, redactado a partir de una serie de informes que permiten maximizar el valor de la empresa tanto frente a los accionistas como a los demás los stakeholders, privilegiando la confianza como valor ético generado a partir de la transparencia.
Betina Bensignor
Coach de escritura