Una de las funciones del secretario corporativo u oficial principal de gobierno corporativo es desarrollar una continua comunicación estratégica con los stakeholder para que el directorio y la administración estén informados de las necesidades, intereses y expectativas de la compañía.
La secretaría corporativa, como custodio de la gobernanza y como conducto entre la gerencia y el directorio, puede jugar un rol crítico en el equilibrio de las prioridades de ambas partes en lo que se refiere a la calidad y los detalles de la información que recibe el directorio y la calidad de sus discusiones y debates definitivos, así como también en la comunicación del directorio en general.
Se sabe que los flujos de información defectuosos hacia y desde el directorio son identificados como causa de crisis y fracasos.
Un secretariado corporativo proactivo, asertivo y con una inclinación comercial, muy versado en los detalles y las complejidades de la misión, visión y estrategia de la organización, también debería contar con información suficiente para determinar y evaluar el tipo de contenido que se debe comunicar al directorio, además de la información que generalmente se filtra a través de la gerencia.
Ensayo sobre la comunicación en el directorio
Como el proveedor de herramientas para la comunicación y colaboración de los directorios y los altos ejecutivos, Diligent patrocina el lanzamiento del ensayo “Diez lineamientos prácticos para mejorar la comunicación de las juntas directivas” de la Asociación Internacional del Secretariado Corporativo (CSIA).
Su objetivo es cuestionar la manera en que las secretarías corporativas enfocan su responsabilidad de obtener la información que comunican al directorio, con el fin de ayudarlo a garantizar la organización a futuro, y a proporcionar consejos prácticos que les permitan asegurar que el material presentado para la toma de decisiones sea oportuno, preciso y efectivo para argumentar y facilitar la discusión, así como para equilibrar los objetivos, a veces diferentes, de la gerencia y el directorio.
Uno de los desafíos que enfrentan los secretarios corporativos en relación con la comunicación del Directorio es que la gerencia parece preferir un bombardeo a los directores con la mayor cantidad de información posible para evitar que se le acuse de no ser transparente, mientras que los directores frecuentemente se quejan de recibir demasiada información, en formas que no destacan los inconvenientes clave que permiten el desarrollo de la discusión y del debate necesarios, lo que se traduce en menor transparencia y en que no se logren los objetivos de ninguna de las partes.
Además, el uso cada vez mayor de la comunicación electrónica presenta oportunidades que mejoran y agilizan la comunicación, al tiempo que aumenta el riesgo de lidiar con una cantidad exagerada de información.
“No tuve tiempo para escribirte una carta breve, así que decidí escribirte una larga”. Mark Twain
La CSIA es una organización mundial registrada en Ginebra encargada de “desarrollar y aumentar el estudio y la práctica del secretariado con el fin de mejorar los estándares profesionales, la calidad de la práctica de la gobernanza corporativa y el rendimiento organizativo”. Fue fundada en 2010 como una organización sin fines de lucro.
Con 16 organizaciones miembro a nivel nacional, representa a más de 70.000 secretarías corporativas y profesionales en gobernanza en más de 70 países.
Su propósito es contar con la atención y el respeto de la comunidad comercial internacional, así como también de creadores de políticas y organizaciones gubernamentales clave como la Organización Mundial del Comercio (OMC), las Naciones Unidas (ONU), la Organización Internacional del Trabajo (OIT), la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), la Corporación Financiera Internacional (CFI), el Banco Mundial, entre otras.
Fuentes:
Diez lineamientos prácticos para mejorar la comunicación de las juntas directivas
Asociación Internacional del Secretariado Corporativo (CSIA)