Diligent, proveedor de herramientas para la comunicación y colaboración de los directorios y los altos ejecutivos, patrocinó el lanzamiento del ensayo “Diez lineamientos prácticos para mejorar la comunicación de las juntas directivas” de la Asociación Internacional del Secretariado Corporativo (CSIA).
El documento destaca la importancia, para un directorio, de contar con una comunicación efectiva para poder suministrar a sus miembros y a las partes interesadas clave información relevante y veraz en el momento oportuno. El creciente número de canales digitales de comunicación, las expectativas en materia de administración, la conservación de la calidad y el nivel de detalle de la información, la gobernanza y la seguridad plantean un desafío.
Más que software: una solución
La CSIA y Diligent coinciden en que las soluciones digitales para directorios pueden ayudar a optimizar la comunicación, mantener el control sobre las versiones a través del material más actualizado, reducir los costos por envío postal e impresión, organizar información y facilitar el tiempo y la carga laboral del personal.
El uso de software para directorios se ha vuelto cada vez más notable y ayuda a la secretaría corporativa a comunicarse con los directores de una manera más efectiva, eficiente y oportuna.
Ventajas
El logro del imperativo ecológico, al reducir el uso de papel e impresiones.
Mejor seguridad:
- En la mayoría de los casos, se requiere más de una contraseña para acceder a los dispositivos, lo que elimina el riesgo de acceso no autorizado a la información.
- Se puede borrar el contenido de los dispositivos con facilidad de forma remota si fueran objeto de hurto o extravío.
- Se elimina el riesgo de dejar copias impresas en cualquier lugar, lo que permitiría que cualquiera pueda acceder al contenido de éstas.
- Generalmente, la posibilidad de enviar por correo electrónico o reenviar documentos desde el dispositivo puede limitarse o eliminarse completamente, lo que también reduce el riesgo de una distribución no autorizada de la información.
El material se puede distribuir con facilidad y es accesible desde ubicaciones remotas.
El ensamblaje virtual es posible durante cierto tiempo, lo que permite al secretario corporativo comenzar con porciones del paquete de material de la junta directiva al recibirlo, mientras se esperan otros documentos.
Los cambios en el orden de la documentación, las adiciones o los reemplazos tardíos se pueden realizar con facilidad, mientras las porciones principales del paquete de material del directorio pueden ponerse a la disposición de los directores para que puedan comenzar con la preparación, mientras las futuras adiciones pueden llegar posteriormente.
Accesibilidad inmediata una vez “en vivo”. Esto ayuda enormemente cuando los directores viajan y elimina los costos de envíos por correo postal, los requisitos adicionales de tiempo para entrega al correo y otras molestias logísticas y de entrega.
Una mejor gestión de los conflictos de interés es posible ya que se puede restringir el acceso a los directores que no tienen derechos para ver documentos (si así lo requiere la legislación local o las prácticas de gobernanza).
Una efectiva toma de decisiones basada en información disponible “en tiempo real” (si la gerencia comparte la información de manera oportuna y adecuada). Permite un fácil acceso a los archivos de minutas anteriores, material de las reuniones, estatutos y otra información general (en una sala de lectura).
Una efectiva y eficiente gestión de resoluciones escritas, ya que la votación generalmente es posible con un click.
Costos reducidos en comparación con las impresiones.
Se pueden colocar notas y comentarios electrónicamente en los documentos del directorio y, en algunas de las soluciones, estas notas y comentarios se pueden compartir con otros directores o mantener en privado (según la elección del director en cada instancia).
Es posible habilitar o inhabilitar el envío de documentos por correo electrónico por razones de seguridad.
La buena comunicación en el directorio optimiza la gestión integrada real de la estrategia y del rendimiento de la empresa e influye decisivamente en el índice de confianza de los diferentes stakeholders.